Category Archives: Dicas

  • -
escritorio-taquaral-panoramica

5 formas de aumentar a produtividade do escritório de contabilidade

Diante de um mercado cada vez mais competitivo, empresas que buscam um diferencial saem na frente. Mas alcançar tais pretensões está além de apenas ‘querer’, os desafios diários são inúmeros e muitas vezes, o que foi planejado, mesmo que seguido à risca, acaba não sendo alcançado.

O papel do profissional contábil evoluiu muito nos últimos anos, deixando para trás a imagem de um ‘cara abarrotado de papéis e de impostos’. Ele passou a atuar ativamente no dia a dia do empreendedor, transformando-se de ‘apenas um contador’ para um ‘consultor de negócios’.

Apesar de todo avanço tecnológico e da automatização de processos manuais, muitos escritórios contábeis acabam gastando longas horas de trabalho para elaborar e entregar as dezenas de obrigações fiscais exigidas por lei e que devem ser encaminhadas ao Fisco. Via de regra, todo tempo demandado para o cumprimento, acarreta aumento dos custos, maior tempo em atividades rotinas e com isso a produtividade passa a ser reduzida. Apesar de extremamente importantes, tais características são obrigatórias de um escritório, e não um diferencial.

Para um escritório de contabilidade, pequenos contratempos acabam comprometendo a produtividade da equipe, é um funcionário desmotivado, desvalorização salarial, falta de comunicações interna, equipe incompleta que acarreta acúmulo de trabalho e, inevitavelmente, estresse.

Pode parecer simples, mas a produtividade de um escritório contábil é a parte mais importante e que deve ser considerada. A implantação de rotinas organizadas pode trazer sucesso e rentabilidade às atividades mais complexas que fazem parte da rotina de escritórios contábeis.

Bem mais que o cálculo correto de tributos e um cumprimento rigoroso das obrigações acessórias, a excelência no atendimento, uma equipe motivada e comprometida pode trazer bem mais resultados e, assim, aumentar a produtividade.

Levantamos 5 dicas que podem aumentar a produtividade dentro de um escritório de contabilidade. Acompanhe!

1. Automatização dos processos manuais

Apesar de estarmos em pleno século XXI muitos escritórios contábeis ainda mantêm uma rotina de tarefas manuais e que acabam comprometendo a otimização do tempo e assim, a queda da produtividade.

A tendência dos escritórios contábeis é se inserir cada vez mais no meio digital, aderindo a tecnologia como um fator estratégico para o crescimento e amadurecimento do setor – o que favorece diante do mercado cada vez mais competitivo.

Cada dia, novas obrigações são aderidas a rotina das empresas e não há mais espaço para que o comodismo prevaleça. Desconhecer ferramentas ou mesmo sistemas disponíveis que possam agilizar e sistematizar os processos é algo inevitável. São centenas de atualizações e alterações da legislação tributária, obrigações acessórias integradas e que passam a exigir do contador maior atenção na sua execução.

Sem dúvida, investir em tecnologia e automatizar processos é um retorno garantido, reduzindo custos, problemas de erros e retrabalhos, melhor uso do tempo e aumento da produtividade.

2. Motivação da equipe

Manter uma equipe motivada não é uma tarefa tão simples quanto parece. A própria rotina do dia a dia acaba possibilitando que a produtividade seja interferida e assim, o rendimento acabe não fluindo como o desejado.

Embora o trabalho em conjunto seja uma excelente opção, trabalhar cada membro da equipe individualmente é a melhor escolha, pois o que pode ser bom para um não necessariamente é bom para o outro.

Aqui o grande ‘pulo do gato’ é conseguir detectar o problema e tentar combatê-lo. E acredite, com uma boa estratégia e simples perguntas, muito coisa pode ser melhorada.

Quando um escritório conta com uma má adequação das ferramentas utilizadas, tem uma alta rotatividade de funcionários e apresenta falhas na execução dos processos, ou seja, é sinal que algo está errado – e o começo para se chegar nas respostas é através da equipe de trabalho.

Quando colaboradores não recebem treinamento adequado para enfrentarem a complexidade das regras contábeis uma nítida desmotivação começa a acontecer. Já que em meio ao aumento de trabalho, muitas vezes, o retorno financeiro não costuma acompanhar tais responsabilidades.

Uma dica para tentar reverter o problema da desmotivação dos funcionários é investir na qualificação, não apenas pensando na questão da produtividade, mas também no senso de integração e pertencimento, já que diminui a probabilidade de um bom funcionário aceitar propostas para mudar de escritório.

Via de regra, utilize alguns bons mandamentos:

  • Para exigir um melhor trabalho é preciso qualificar, por isso investir em treinamentos é a melhor forma de obter um serviço mais eficiente e em menor tempo;
  • Se você quer manter bons funcionários por longo anos, comece a pensar num plano de remuneração – logo, a taxa de rotatividade diminui e você não precisa se preocupar que pode ser deixado na mão em qualquer hora;
  • Investir em ferramentas para realizar um trabalho da melhor forma possível é o mínimo que um escritório pode oferecer;
  • Pense que: reconhecimento motiva, estimula, gera resultados e melhor, aumenta a produtividade.

3. Evite o excesso de trabalho

Muitos gestores, por quererem realizar um grande fluxo de trabalho, acabam exigindo dos seus colaboradores horas-extras e excesso de tempo de trabalho. Embora pareça que por um certo tempo tal exigência esteja fluindo, ao longo do tempo, o que se vê na maioria dos casos, é que quanto mais se trabalha menor é a produtividade.

Via de regra, é preciso entender que produtividade não significa produzir mais e um maior tempo, mas sim gerar mais resultado e com melhor qualidade com menor esforço possível, ou seja, produzir mais em menos tempo possível.

É preciso analisar que quando o funcionário está sendo colocado em uma situação de excesso de trabalho, há uma maior possibilidade da qualidade dos resultados decair e consequentemente, uma menor produtividade.

Portanto, se você realmente deseja aumentara produtividade, não é exigindo mais em horas-extras, mas equilibrando o tempo e a demanda de trabalho da equipe, planejando corretamente o fluxo de trabalho e por processos que mais exigem prioridade.

4. Oportunidade de desenvolvimento de carreira

Profissionais que se ‘sentem’ lembrados e investidos tendem a trabalhar melhor e a trazer melhores resultados. Por mais difícil que seja oferecer uma progressão de carreira dentro de um escritório contábil, já que muitos profissionais acabam atuando em departamentos específicos que exigem um conhecimento mais aprofundado, a empresa pode oferecer cursos, treinamentos para que este colaborador possa adquirir o conhecimento necessário e possa vislumbrar uma oportunidade de desenvolvimento de carreira.

É muito importante que o profissional consiga ver um futuro dentro da empresa e possa participar das oportunidades. Muito mais que o aumento da produtividade, é de extrema importância que o funcionário tenha seu trabalho reconhecido.

5. Uso do Certificado Digital

Escritórios contábeis são bombardeados diariamente com um grande número de dados e informações – são trocas de mensagens entre clientes, empresas e governo. Embora os processos contábeis estejam cada vez mais automatizados, o número de fraudes também tem evoluído, principalmente no que diz respeito as transações eletrônicas.

A cada dia contadores, empresas e demais usuários das informações contábeis se preocupam com a segurança das informações trocadas através do ambiente virtual. E embora o uso da Certificação Digital para alguns seja optativo e para outros uma exigência, empresas estão cada vez mais reconhecendo sua importância, além de facilitar a rotina de muitos empreendedores.

Atividades como reconhecimento de firma, envio de declarações, realização de transações pela internet, garantia de validade jurídica dos documentos eletrônicos e assinatura de notas fiscais são algumas das atividades seguradas pelo uso do Certificado Digital.

Como muitas operações manuais passam a serem realizadas pela internet e com garantia de autenticidade e proteção das informações, gestores de escritório contábil passam a contar com uma economia de tempo, diminuição de custos e assim aumento da produtividade ao aderirem ao uso da Certificação Digital.

Fonte: blog.validcertificadora.com.br


  • -
-sped-contabil-entenda-a-dispensa-da-autenticacao-de-livros-contabeis15250

Sped contábil: entenda a dispensa da autenticação de livros contábeis

Para o meio contabilista e empresarial, o ano de 2016 foi marcado por grandes eventos — principalmente aqueles relacionados às obrigações acessórias. Mas a grande novidade veio através do aguardado Decreto nº 8.683/2016, que passou a dispensar as juntas comerciais de realizar a autenticação de livros contábeis para documentos enviados através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) à Receita Federal.

A nova medida é um avanço na forma como os processos são realizados, representando uma maior agilidade e desburocratização na transmissão e análise dos livros contábeis — que, em alguns Estados, chega a demorar até três meses. A partir de agora, a autenticação desses documentos contábeis digitais passa a ser feita através do recibo de entrega emitido pelo Sped.

Para quem está no Sped, a dispensa da obrigatoriedade do livro contábil vai além de maior facilidade e agilidade — ela representa uma redução nos custos. Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a economia na mudança de métodos de quem usa livros contábeis para o sistema de escrituração digital será de R$ 480 milhões por ano.

Nesse contexto, no post de hoje, explicamos melhor o que é o Sped contábil e a dispensa da autenticação de livros contábeis às Juntas Comerciais. Continue a leitura!

O que é o Sped

Se existe uma palavra que ronda a rotina de muitos profissionais contábeis e gestores nos últimos anos é o Sped. Sped contábil, Sped fiscal, NF-e, NFS-e, EFD-Contribuições são algumas variações que estão impactando o dia a dia de muitas empresas.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) funciona como um integrador fiscal entre União, Estados e Municípios. A implantação desse sistema permitiu um grande avanço na forma como os processos contábeis e fiscais são elaborados — antes realizados em papel, agora substituídos por informações em meio digital.

Via de regra, o Sped é composto por uma série de programas, legislações e procedimentos que tornam o processo menos burocrático e transparente — tanto para o governo, quanto para o contribuinte. Em outras palavras, o Sped trouxe maior agilidade aos processos de validações fiscais, escrituração e conferência de documentos, garantindo que as empresas pudessem ter maior transparência na forma como elaboram suas obrigações e, assim, reduzindo os riscos de fraude e sonegação.

Com isso, através da informatização da formalização, o famoso “jeitinho brasileiro” passa a ser deixado de lado. A maior — e, talvez, mais significativa — vantagem do surgimento do Sped é a transparência no faturamento, na contabilidade, na apuração de impostos e tantas outras informações que obrigam as empresas a planejar e saber exatamente quais informações prestar ao Fisco.

Como funciona a nova medida

A regulamentação que dispensa a autenticação de livros contábeis pelas Juntas Comerciais às empresas que estão no Sped é um grande passo no processo de modernização do país quanto a entrega das obrigações aos órgãos fiscalizadores.

E, para as empresas que ainda não aderiram ao sistema digital, essa é uma excelente oportunidade para eliminar a burocracia e os métodos tradicionais. A sistematização eletrônica oferece, ao gestor, a desburocratização dos processos — além de eliminar aquela papelada que acaba gerando maiores custos e mais possibilidades de erro.

Com o avanço tecnológico, o Governo e Receita Federal passam a estabelecer métodos mais práticos para atender às demandas contábeis — através da redução das exigências em meio físico e da aderência ao envio em formato digital.

Antes da nova regra, o contador mandava os livros por meio da transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) para a Junta Comercial — que também os analisava em um ambiente virtual —, o que implicava em uma demora de meses, em alguns Estados.

Com a nova medida, os livros contábeis passam a serem transmitidos pelas empresas do Sped até 26 de fevereiro de 2016, através da ECD — sendo consideradas autenticadas mesmo que não tenham sido analisadas pela Junta Comercial. Vale destacar que os livros contábeis transmitidos pelo Sped que tiveram indeferimento ou solicitação de providências pelas Juntas comerciais até a referida data não estarão dispensados.

Via de regra, a autenticação da ECD transmitida através do Sped levará em consideração o próprio recibo de entrega que o programa gerador emite no momento da transmissão.

A nova medida também traz uma novidade para empresas de qualquer porte que realizarem a autenticação dos documentos por meio de sistemas públicos eletrônicos, dispensando a autenticação de livros em papel. Segundo o Sebrae, com o fim da autenticação de livros contábeis físicos, haverá umaeconomia de R$ 333 milhões só com taxas — e, se analisarmos as impressões, a economia será de mais de R$ 100 milhões.

Fica estabelecido que, para as empresas que transmitirem a ECD após 25 de fevereiro de 2016, os livros contábeis serão autenticados no momento da transmissão. Para quem transmiti-la até essa data, a autenticação também ocorrerá no momento da transmissão — com exceção daquelas que estiverem sob status “sob exigência” ou “indeferidas”. As “sob exigência” deverão ser esclarecidas e, então, transmitidas por meio da ECD substituta.

Quem realizará a autenticação

Com a mudança, o Fisco ficará responsável por realizar a autenticação dos livros contábeis entregues em formato digital  as Juntas Comerciais, por sua vez, ficarão encarregadas do registro e fechamento das empresas.

É importante lembrar que, desde 2009, a transmissão via Sped Contábil das empresas tributadas pelo Lucro Real — por uma série de obrigações tributárias e fiscais — já é uma obrigatoriedade. Microempresas, empresas de pequeno porte e Sociedades Simples optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas dessa obrigação.

Sped e a obrigatoriedade do Certificado Digital

É importante reforçar que a dispensa da autenticação dos livros contábeis é direcionada as Juntas comerciais. Para a Receita Federal, o envio do Livro Eletrônico deverá ser por meio de assinatura digital. Ou seja, o responsável pelas declarações econômico-fiscais deverá utilizar a certificação da empresa ou do seu Procurador (e-CNPJ), cuja validação apenas se processará se for apresentada a Certificação Digital.

O Programa Bem Mais Simples

Em 2015, o Governo Federal lançou o Programa Bem Mais Simples, com o intuito de eliminar a burocracia e tornar as transações realizadas no país mais transparentes. Com a simplificação do ambiente de negócios no país, é possível manter um melhor posicionamento competitivo e impulsionar o crescimento e a geração de empregos.

A meta principal do Programa é melhorar a eficiência da gestão pública e a vida dos contribuintes, que se veem abarrotados de papéis e dezenas de obrigações acessórias. Com a redução da papelada e a centralização dos processos em um único lugar, as empresas passam a contar com uma maior vantagem competitiva — já que podem abrir um negócio, unificar cadastros e dar baixa nas atividades através de ambientes virtuais.

Fonte: blog.validcertificadora.com.br


  • -
criptografia

Afinal o que é criptografia?

A palavra criptografia tem origem grega e significa a arte de escrever em códigos de forma a esconder a informação na forma de um texto incompreensível. A informação codificada é chamada de texto cifrado. O processo de codificação ou ocultação é chamado de cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem.
A cifragem e a decifragem são realizadas por programas de computador chamados de cifradores e decifradores. Um programa cifrador ou decifrador, além de receber a informação a ser cifrada ou decifrada, recebe um número chave que é utilizado para definir como o programa irá se comportar. Os cifradores e decifradores se comportam de maneira diferente para cada valor da chave. Sem o conhecimento da chave correta não é possível decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma informação secreta, basta cifrar a informação e manter em sigilo a chave.

criptografia

Atualmente existem dois tipos de criptografia: a simétrica e a de chave pública. A criptografia simétrica realiza a cifragem e a decifragem de uma informação através de algoritmos que utilizam a mesma chave, garantindo sigilo na transmissão e armazenamento de dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de compartilhar uma chave é conhecido como troca de chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura, uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar a informação cifrada ou mesmo reproduzir uma informação cifrada.

Os algoritmos de chave pública operam com duas chaves distintas: chave privada e chave pública. Essas chaves são geradas simultaneamente e são relacionadas entre si, o que possibilita que a operação executada por uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves. A chave pública é disponibilizada e tornada acessível a qualquer indivíduo que deseje se comunicar com o proprietário da chave privada correspondente.

ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA

Os algoritmos criptográficos de chave pública permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a autenticidade das informações por eles protegidas.

CONFIDENCIALIDADE

O emissor que deseja enviar uma informação sigilosa deve utilizar a chave pública do destinatário para cifrar a informação. Para isto é importante que o destinatário disponibilize sua chave pública, utilizando, por exemplo, diretórios públicos acessíveis pela Internet.

Sigilo utilizando criptografia assimétrica

Sigilo utilizando criptografia assimétrica

O sigilo é garantido, já que somente o destinatário que possui a chave privada conseguirá desfazer a operação de cifragem, ou seja, decifrar e recuperar as informações originais. Por exemplo, para Alice compartilhar uma informação de forma secreta com Beto, ela deve cifrar a informação usando a chave pública de Beto. Somente Beto pode decifrar a informação pois somente Beto possui a chave privada correspondente.

AUTENTICIDADE
No processo de autenticação, as chaves são aplicadas no sentido inverso ao da confidencialidade. O autor de um documento utiliza sua chave privada para cifrá-lo de modo a garantir a autoria em um documento ou a identificação em uma transação. Esse resultado só é obtido porque a chave privada é conhecida exclusivamente por seu proprietário.

 

Autenticidade utilizando criptografia assimétrica

Autenticidade utilizando criptografia assimétrica

 

Assim, se Alice cifrar uma informação com sua chave privada e enviar para Beto, ele poderá decifrar esta informação pois tem acesso à chave pública de Alice. Além disto, qualquer pessoa poderá decifrar a informação, uma vez que todos conhecem a chave pública de Alice. Por outro lado, o fato de ser necessário o uso da chave privada de Alice para produzir o texto cifrado caracteriza uma operação que somente Alice tem condições de realizar.

Fonte: Cartilha de Certificação Digital (Oficio Eletrônico)


  • -
certificado

O que é um Certificado Digital?

O Portal M&K Soluções Digitais, incia a partir de hoje uma sequência de artigos onde vamos esclarecer as principais dúvidas apresentas em relação à Certificação Digital. Afinal será que é mesmo importante um certificado digital? Vamos conferir a partir de hoje!

Para ficar bem informado e receber materiais e notícias de qualidade  se inscreva em nossa lista de e-mail, pelo formulário disponível no final da página, ou então siga-nos nas redes sociais, através do Facebook ou Google Plus.

O que é um Certificado Digital?

Os computadores e a Internet são largamente utilizados para o processamento de dados e para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governo e empresas. No entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. A certificação digital é a tecnologia que provê estes mecanismos.

No cerne da certificação digital está o certificado digital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo denominado chave pública e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos. A certificação digital tem trazido inúmeros benefícios para os cidadãos e para as instituições que a adotam.

Com a certificação digital é possível utilizar a Internet como meio de comunicação alternativo para a disponibilização de diversos serviços com uma maior agilidade, facilidade de acesso e substancial redução de custos. A tecnologia da certificação digital foi desenvolvida graças aos avanços da criptografia nos últimos 30 anos.

Continue com a M&K Soluções e confira no próximo artigo: Afinal o que é criptografia?

Fonte: Cartilha de Certificação Digital (Oficio Eletrônico)