5 formas de aumentar a produtividade do escritório de contabilidade

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5 formas de aumentar a produtividade do escritório de contabilidade

Diante de um mercado cada vez mais competitivo, empresas que buscam um diferencial saem na frente. Mas alcançar tais pretensões está além de apenas ‘querer’, os desafios diários são inúmeros e muitas vezes, o que foi planejado, mesmo que seguido à risca, acaba não sendo alcançado.

O papel do profissional contábil evoluiu muito nos últimos anos, deixando para trás a imagem de um ‘cara abarrotado de papéis e de impostos’. Ele passou a atuar ativamente no dia a dia do empreendedor, transformando-se de ‘apenas um contador’ para um ‘consultor de negócios’.

Apesar de todo avanço tecnológico e da automatização de processos manuais, muitos escritórios contábeis acabam gastando longas horas de trabalho para elaborar e entregar as dezenas de obrigações fiscais exigidas por lei e que devem ser encaminhadas ao Fisco. Via de regra, todo tempo demandado para o cumprimento, acarreta aumento dos custos, maior tempo em atividades rotinas e com isso a produtividade passa a ser reduzida. Apesar de extremamente importantes, tais características são obrigatórias de um escritório, e não um diferencial.

Para um escritório de contabilidade, pequenos contratempos acabam comprometendo a produtividade da equipe, é um funcionário desmotivado, desvalorização salarial, falta de comunicações interna, equipe incompleta que acarreta acúmulo de trabalho e, inevitavelmente, estresse.

Pode parecer simples, mas a produtividade de um escritório contábil é a parte mais importante e que deve ser considerada. A implantação de rotinas organizadas pode trazer sucesso e rentabilidade às atividades mais complexas que fazem parte da rotina de escritórios contábeis.

Bem mais que o cálculo correto de tributos e um cumprimento rigoroso das obrigações acessórias, a excelência no atendimento, uma equipe motivada e comprometida pode trazer bem mais resultados e, assim, aumentar a produtividade.

Levantamos 5 dicas que podem aumentar a produtividade dentro de um escritório de contabilidade. Acompanhe!

1. Automatização dos processos manuais

Apesar de estarmos em pleno século XXI muitos escritórios contábeis ainda mantêm uma rotina de tarefas manuais e que acabam comprometendo a otimização do tempo e assim, a queda da produtividade.

A tendência dos escritórios contábeis é se inserir cada vez mais no meio digital, aderindo a tecnologia como um fator estratégico para o crescimento e amadurecimento do setor – o que favorece diante do mercado cada vez mais competitivo.

Cada dia, novas obrigações são aderidas a rotina das empresas e não há mais espaço para que o comodismo prevaleça. Desconhecer ferramentas ou mesmo sistemas disponíveis que possam agilizar e sistematizar os processos é algo inevitável. São centenas de atualizações e alterações da legislação tributária, obrigações acessórias integradas e que passam a exigir do contador maior atenção na sua execução.

Sem dúvida, investir em tecnologia e automatizar processos é um retorno garantido, reduzindo custos, problemas de erros e retrabalhos, melhor uso do tempo e aumento da produtividade.

2. Motivação da equipe

Manter uma equipe motivada não é uma tarefa tão simples quanto parece. A própria rotina do dia a dia acaba possibilitando que a produtividade seja interferida e assim, o rendimento acabe não fluindo como o desejado.

Embora o trabalho em conjunto seja uma excelente opção, trabalhar cada membro da equipe individualmente é a melhor escolha, pois o que pode ser bom para um não necessariamente é bom para o outro.

Aqui o grande ‘pulo do gato’ é conseguir detectar o problema e tentar combatê-lo. E acredite, com uma boa estratégia e simples perguntas, muito coisa pode ser melhorada.

Quando um escritório conta com uma má adequação das ferramentas utilizadas, tem uma alta rotatividade de funcionários e apresenta falhas na execução dos processos, ou seja, é sinal que algo está errado – e o começo para se chegar nas respostas é através da equipe de trabalho.

Quando colaboradores não recebem treinamento adequado para enfrentarem a complexidade das regras contábeis uma nítida desmotivação começa a acontecer. Já que em meio ao aumento de trabalho, muitas vezes, o retorno financeiro não costuma acompanhar tais responsabilidades.

Uma dica para tentar reverter o problema da desmotivação dos funcionários é investir na qualificação, não apenas pensando na questão da produtividade, mas também no senso de integração e pertencimento, já que diminui a probabilidade de um bom funcionário aceitar propostas para mudar de escritório.

Via de regra, utilize alguns bons mandamentos:

  • Para exigir um melhor trabalho é preciso qualificar, por isso investir em treinamentos é a melhor forma de obter um serviço mais eficiente e em menor tempo;
  • Se você quer manter bons funcionários por longo anos, comece a pensar num plano de remuneração – logo, a taxa de rotatividade diminui e você não precisa se preocupar que pode ser deixado na mão em qualquer hora;
  • Investir em ferramentas para realizar um trabalho da melhor forma possível é o mínimo que um escritório pode oferecer;
  • Pense que: reconhecimento motiva, estimula, gera resultados e melhor, aumenta a produtividade.

3. Evite o excesso de trabalho

Muitos gestores, por quererem realizar um grande fluxo de trabalho, acabam exigindo dos seus colaboradores horas-extras e excesso de tempo de trabalho. Embora pareça que por um certo tempo tal exigência esteja fluindo, ao longo do tempo, o que se vê na maioria dos casos, é que quanto mais se trabalha menor é a produtividade.

Via de regra, é preciso entender que produtividade não significa produzir mais e um maior tempo, mas sim gerar mais resultado e com melhor qualidade com menor esforço possível, ou seja, produzir mais em menos tempo possível.

É preciso analisar que quando o funcionário está sendo colocado em uma situação de excesso de trabalho, há uma maior possibilidade da qualidade dos resultados decair e consequentemente, uma menor produtividade.

Portanto, se você realmente deseja aumentara produtividade, não é exigindo mais em horas-extras, mas equilibrando o tempo e a demanda de trabalho da equipe, planejando corretamente o fluxo de trabalho e por processos que mais exigem prioridade.

4. Oportunidade de desenvolvimento de carreira

Profissionais que se ‘sentem’ lembrados e investidos tendem a trabalhar melhor e a trazer melhores resultados. Por mais difícil que seja oferecer uma progressão de carreira dentro de um escritório contábil, já que muitos profissionais acabam atuando em departamentos específicos que exigem um conhecimento mais aprofundado, a empresa pode oferecer cursos, treinamentos para que este colaborador possa adquirir o conhecimento necessário e possa vislumbrar uma oportunidade de desenvolvimento de carreira.

É muito importante que o profissional consiga ver um futuro dentro da empresa e possa participar das oportunidades. Muito mais que o aumento da produtividade, é de extrema importância que o funcionário tenha seu trabalho reconhecido.

5. Uso do Certificado Digital

Escritórios contábeis são bombardeados diariamente com um grande número de dados e informações – são trocas de mensagens entre clientes, empresas e governo. Embora os processos contábeis estejam cada vez mais automatizados, o número de fraudes também tem evoluído, principalmente no que diz respeito as transações eletrônicas.

A cada dia contadores, empresas e demais usuários das informações contábeis se preocupam com a segurança das informações trocadas através do ambiente virtual. E embora o uso da Certificação Digital para alguns seja optativo e para outros uma exigência, empresas estão cada vez mais reconhecendo sua importância, além de facilitar a rotina de muitos empreendedores.

Atividades como reconhecimento de firma, envio de declarações, realização de transações pela internet, garantia de validade jurídica dos documentos eletrônicos e assinatura de notas fiscais são algumas das atividades seguradas pelo uso do Certificado Digital.

Como muitas operações manuais passam a serem realizadas pela internet e com garantia de autenticidade e proteção das informações, gestores de escritório contábil passam a contar com uma economia de tempo, diminuição de custos e assim aumento da produtividade ao aderirem ao uso da Certificação Digital.

Fonte: blog.validcertificadora.com.br